Of je nu je eerste ERP systeem (Enterprise Resource Planning softwaresysteem) implementeert of misschien een legacy-systeem vervangt, je bedrijf zal waarschijnlijk een aantal uitdagingen ervaren. Het project is gewoon te complex en te breed om vlekkeloos te kunnen verlopen.
Maar je kunt de uitdagingen met de implementatie van ERP wel beperken. Dit kun je doen door een goede planning tijdens de pre-implementatiefase en door het project in makkelijk beheersbare fasen op te splitsen. Door een stapsgewijze aanpak en een beetje geduld, kun je je ERP implementatieproject op schema houden en natuurlijk ook binnen het bereik en binnen het budget.
1. Maak de juiste pre-implementatie keuzes
Laat je ERP implementatietraject niet verkeerd van start gaan door dubieuze pre-implementatiemogelijkheden te gebruiken. Het is daarom belangrijk als het gaat om het selecteren van de beste ERP oplossing voor jouw organisatie om een zorgvuldige aanpak te volgen.
Zorg ervoor dat de ERP softwareoplossing, die je voor je bedrijf kiest, een oplossing is die voldoet aan je bedrijfsdoelstellingen. Maak een lijstje met de functionele en de technische vereisten en voer een grondig request-for-proposal (RFP) proces met softwareleveranciers uit. De beslissing moet niet alleen gebaseerd zijn op de kosten, maar moet het hele plaatje van de kostenwaarde in beschouwing nemen. Het soort implementatie – cloud, on-premise of een hybride two-tier-oplossing – is ook belangrijk. Je moet ervoor zorgen dat je bedrijf voor de gekozen oplossing de voortdurende ondersteuning, het onderhoud en de kosten voor het gebruik van het ERP systeem kan beheren.
2. Wees bij het plannen nauwkeurig en realistisch
Planning is in een succesvol ERP implementatieproject één van de belangrijkste stappen. Het helpt om te beginnen met het in kaart brengen van wat de interacties van je organisatie met het ERP systeem zijn. Wat zullen bijvoorbeeld de dagelijkse acties zijn? Welke gegevens en bedrijfsprocessen ondersteunen die acties? Deze taak zal onthullen welke functies en mogelijkheden van het ERP systeem voor jouw organisatie van cruciaal belang zijn. Het zal ook helpen om te identificeren wat er moet worden geconfigureerd en worden aangepast. Op deze manier kun je vaststellen hoe de workflows moeten worden opgezet. Het zal duidelijk worden wat het ontwerp van de back-end en de ondersteunende infrastructuur van het systeem, inclusief de verbindingssystemen en de integratie en migratie van gegevens, zal moeten zijn.
Om de implementatie goed op schema en binnen het bereik en het budget te houden, moet het implementatieteam een projectplan opstellen. Dit projectplan moet op basis van duidelijke, meetbare doelen en doelstellingen worden opgesteld en deze doelen moeten worden vertaald in project mijlpalen, die binnen een realistische tijdlijn haalbaar zijn. Er moeten ook verschillende testruns en testfasen in het plan worden opgenomen. De testruns en testfases moeten worden opgenomen om te kunnen anticiperen op mogelijke problemen en om ze, voordat het systeem live gaat, door de ontworpen configuratie te verfijnen.
Je team moet ook nadenken over de behoeften zoals bijvoorbeeld ondersteuning en onderhoud na de implementatie. Bekijk de voorwaarden die zijn beschreven door je softwareleverancier en/of implementatieserviceprovider en vul door aanvullende ondersteunende services toe te wijzen aan je eigen IT-personeel eventuele lacunes aan.
3. Stel een goed opgeleid en functioneel team samen
Het hebben van de juiste mensen, die ervaring hebben met een ERP implementatieteam, is essentieel voor een succesvolle implementatie. Een ERP systeem is een oplossing voor de gehele organisatie. De gebruikers van dit systeem bevinden zich op verschillende afdelingen en daarom moet het team, dat je samenstelt, crossfunctioneel en afdelingsoverschrijdend zijn. Je kunt denken aan alle mensen van hoog opgeleid IT-personeel tot aan de actieve dagelijkse gebruikers van het systeem.
De communicatie moet ook open en frequent zijn – houd dagelijks korte vergaderingen voor het team om de voortgang van het project bij te houden en eventuele problemen aan te pakken. Gebruik daarnaast een projectbeheertool waartoe alle teamleden toegang hebben. Hiermee kunnen de leden communiceren, samenwerken aan taken en projectinformatie en documenten delen.
Het belangrijkste is dat het ERP implementatieteam uit personen moet bestaan die voldoende tijd aan het project kunnen besteden. Zorg ervoor dat de toewijzing van de middelen in het projectplan zo nauwkeurig mogelijk is en wordt gedeeld met de management- en de uitvoerende teams. Op deze manier kunnen zij de beschikbaarheid van hun personeel waarborgen en het succes van het project ondersteunen.
4. Beheer verandering en vermijd chaos
Het nieuw geïnstalleerde ERP systeem zal veel processen transformeren en daarom de manier waarop werknemers werken veranderen. Planning zal een belangrijke factor voor het succes van de implementatie zijn – plan vooruit en implementeer tactieken, die verwarring zullen voorkomen en een opbouw van weerstand tegen de naderende veranderingen zullen voorkomen.
Als onderdeel van het ERP implementatieplan moet je educatieve sessies met personeel houden om hen te herinneren aan de voordelen, die zij met het nieuwe systeem zullen gaan ervaren. Daarnaast moeten er ook van tijd tot tijd bedrijfsbrede aankondigingen worden gedaan om te rapporteren over de voortgang en over de mijlpalen van het project.
Je kunt door permanente trainingsmogelijkheden en toegankelijke bronnen te bieden werknemers helpen om de nieuwe technologie te omarmen en de gebruikersacceptatie te vergroten. Gebruik een verscheidenheid aan methoden en fora, waaronder bijvoorbeeld groepssessies, instructievideo’s en een online ondersteuningsgemeenschap. Bied bovendien hulp van meer ervaren gebruikers of “supergebruikers” van het systeem aan andere medewerkers aan. Zo kunnen hun tips over hoe je het meeste uit het systeem kunt halen met anderen worden gedeeld.
5. Vraag om hulp
Softwareleveranciers nemen gewoonlijk als onderdeel van hun ERP oplossing ook ondersteunings- en helpdesk diensten op. Het kan dus zinvol zijn om gesprekken met hun vertegenwoordigers te voeren en om hulp te vragen wanneer dat nodig is, want de softwareleverancier wil immers dat je bedrijf succesvol met hun oplossing kan werken. Als je tijdens de ERP implementatiefasen problemen ondervindt, kan hulp krijgen van de ontwikkelaars je problemen sneller en eenvoudiger oplossen dan wanneer je alle antwoorden zelf moet uitzoeken.
Laat een reactie achter