Moet je nog steeds documenten uitprinten, in enveloppen proppen, ze in de brievenbus stoppen en geduldig wachten tot ze getekend, verzegeld en bezorgd worden? Dit zijn ervaringen op de werkplek waarvan we wensen dat we ze niet meer hoefden mee te maken – dankzij digitale handtekeningen is dat nu mogelijk!
Wat zijn digitale handtekeningen?
Een digitale, of elektronische, handtekening is een cryptografische bewerking die de elektronische handtekening combineert met gegevens die gebruikt worden om het handtekeningsproces te authenticeren. Met behulp van versleutelingstechnologie op basis van publieke sleutelinfrastructuur levert een digitale handtekening een controletraject op en bevestigt dat de handtekening tijdens het transactieproces helemaal niet veranderd werd. Voor zowel verzenders als ontvangers bieden digitale handtekeningen een snellere ondertekening van documenten.
5 voordelen van digitale handtekeningen
Hier zijn vijf voordelen van het invoeren van elektronische handtekeningen op je werkplek:
1. Ingebouwd in je digitale werkstromen
Elektronische handtekeningen gebruiken validatie om te verzekeren dat de afzender de persoon is die het document ondertekende. Gewoonlijk is daarvoor de hulp van een derde partij nodig, wat meer tijd kan kosten. Met de digitale ondertekenoplossing van Stiply kan je daarnaast documenten direct vanuit Word versturen ter ondertekening.
2. Minder fouten dan op papier gebaseerde systemen
Als het om contracten gaat, is er geen ruimte voor fouten. Helaas zijn papieren systemen vaak vatbaar voor typefouten of handtekeningen in de verkeerde velden, waardoor contractbeheer een gedoe wordt. Maar contract automatisering of document automatisering met digitale handtekeningen invoeren kan de frequentie van fouten drastisch verminderen. Uiteindelijk kom je professioneler over bij klantentransacties en bespaar je tijd.
3. Snellere transacties en betere klantenservice
In de moderne markt is het veel moeilijker om de tevredenheid van de klant te behouden, omdat de consument nu verwacht dat zaken sneller gedaan worden. Maar dat hoeft niet moeilijk te zijn. Maak je zakelijke transacties snel en gemakkelijk door je klanten toe te staan documenten digitaal te ondertekenen en te verzenden. Dit vestigt je niet alleen als een behulpzame partner, maar laat ook zien dat je respect hebt voor hun drukke agenda’s. Door je klanten op deze manier mondig te maken kun je ze langer aan je binden en tegelijk nieuwe klantenrelaties opbouwen.
4. Handhaaf naleving en veiligheid
Geschillen over een transactie kunnen rommelig zijn als een papieren systeem in gebruik is. Maar met een digitale handtekening kun je het traject gemakkelijk en grondig controleren. Je kunt elke stap van de totstandkoming van een transactie doorlopen: Wie de eigenaar was in elke fase, wanneer ze plaatsvond, en waar ze betrekking op had-zelfs als de zaken al maanden geleden gedaan werden
5. Mobiel & gebruikersvriendelijk
Met digitale handetekeningen kun je altijd en overal handtekeningen laten zetten, op elk apparaat. Uit lunchen? Je kunt nog steeds die belangrijke documenten binnenkrijgen zonder de veiligheid in gevaar te brengen. Ben je de stad uit, maar wil je toch gewoon zaken doen? Geen probleem. Je kan ze altijd digitaal ondertekenen.
Wil je weten of je klant het contract al heeft afgerond? Je kunt bij Stiply de status van een document elk moment bekijken op een web-gebaseerde dashboard die dit ondersteund. Op weg naar een overweldigend kwartaal? Stel automatische herinneringen in zodat je al je documenten op tijd binnen hebt!
Laat een reactie achter