Als je een evenement organiseert, of het nu groot of klein is, wil je uiteraard dat het een succes wordt. Hiervoor heb je naast een goed programma een strakke organisatie nodig. Het zijn niet zelden de zaken die zich op de achtergrond afspelen die bepalen of een evenement een succes wordt, of een rommelig geheel waar niemand blij van wordt.
Doe het goed en wees onzichtbaar
Wil je een goed evenement organiseren, dan moet je doel eigenlijk zijn om voor bezoekers zo onzichtbaar mogelijk te zijn. Zij rekenen er simpelweg op dat alles goed verloopt en perfect georganiseerd is. Deze goede organisatie willen zij ervaren, en niet per se zien. Ze willen niet zien hoe mensen op het laatste moment nog snel dingen in orde lopen te maken, zodat het programma door kan gaan. Nee, echt geslaagd is het pas als deze dingen simpelweg al in orde zijn, voordat het publiek het ziet. Alhoewel je misschien graag wil laten zien dat er hard wordt gewerkt, is dit niet waar je publiek op zit te wachten. Zij verwachten een prettige ervaring, waarin alles probleemloos verloopt en dingen vanzelf lijken te gaan.
Dat vereist een strakke planning en duidelijke plannen. Of je evenement nu groot of klein is, een goed draaiboek is onmisbaar, net als voldoende helpende handen om alles probleemloos te laten verlopen. Zorg dat een ieders taak duidelijk is, en iedereen precies weet wat hij of zij wanneer moet doen. Ad hoc overleg zou niet nodig moeten zijn, een goede voorbereiding zou genoeg moeten zijn om iedereen achter de schermen continu op een goede manier aan het werk te houden.
Maak het niet lastiger dan het is
Er zijn volop mogelijkheden om een evenement facilitair gezien niet lastiger te maken dat het hoeft te zijn. Maar hier gebruik van, want dit maakt niet alleen je werk gemakkelijker, maar ook de ervaring van de bezoekers beter. Zorg bijvoorbeeld voor een goed bereikbare garderobe waar mensen hun jassen kwijt kunnen, zeker als het evenement binnen plaatsvindt. Zorg op piekmomenten voor voldoende mensen, zodat de wachtrijen niet te lang worden. En gebruik garderobenummers, zodat ook het ophalen van de jassen niet meer tijd kost dat noodzakelijk.
Ook is het goed om na te denken over de betalingsmogelijkheden tijdens het evenement. Kunnen bezoekers hun hapjes en drankjes met contant geld afrekenen, of alleen met een bankpas? Zorg in die gevallen voor voldoende wisselgeld en betaalautomaten. Vaak is het gemakkelijker om te kiezen voor consumptiebonnen. Deze kunnen op een centraal punt worden verkocht, of zelfs al voor aanvang van het evenement, en op verschillende plekken worden besteed. Hiermee wordt het aantal plekken waar betalingen met contant geld of bankpas worden gedaan sterk verminderd, wat het proces een stuk gemakkelijker en sneller maakt.
Laat een reactie achter