15 beste tips voor het organiseren van jouw kantoor om effectiever te kunnen werken
Je denkt misschien dat je geen tijd hebt voor het organiseren van jouw kantoor, maar als je echt zou weten hoeveel tijd het niet georganiseerd zijn jou heeft gekost, zou je je wel opnieuw bedenken.
Het af en toe herschikken of verplaatsen van stapels papier telt niet. Evenmin als je je bureau opruimt en de rotzooi in een prullenbak of een bureaula veegt.
Een relatief nette en ordelijke kantoorruimte maakt de weg vrij voor een hogere productiviteit en minder tijdverspilling.
Het inrichten van jouw kantoor hoeft geen dagen te duren, het kan met kleine stukjes tegelijk. In feite is het in stand houden van een georganiseerd kantoor veel effectiever als je het behandelt als een lopend project, in plaats van als een massale bestorming.
Dus als je klaar bent om aan de slag te gaan, zullen de volgende organisatietips je helpen om jouw kantoor in een efficiënte werkruimte om te toveren.
1. Sorteer de post
Leg de post niet zomaar op een stapel om te sorteren of om door te spitten en de stukken eruit te halen als je die nodig hebt. Sorteer het zodra het binnenkomt – om te handelen, om te lezen, om te archiveren, om te delegeren of om over te dragen. Gebruik verzendzakken om alle brieven die gestuurd moeten worden. Mocht je overigens heel vaak belangrijke post versturen, dan zou je kunnen overwegen om paklijstenveloppen te kopen. Die zijn weersbestendig en hebben een zelfklevende achterzijde waardoor deze snel en eenvoudig op bijvoorbeeld dozen kunnen worden geplakt.
2. Verzamel en leg het op zijn plaats
Verzamel elk item dat niet op zijn plaats ligt en plaats het waar het hoort.
3. Stel ‘werkzones’ in
Bepaal wat voor soort activiteit er in welk deel van jouw kantoor plaatsvindt. Je hebt waarschijnlijk een hoofdwerkruimte (hoogstwaarschijnlijk jouw bureau), een referentiegebied (archiefkast, planken, mappen) en een voorraadruimte (kast, planken of laden.)
Plaats de juiste apparatuur en de benodigdheden zoveel mogelijk in de juiste ruimte.
4. Nabijheid
Plaats de apparatuur en benodigdheden die je het meest gebruikt binnen handbereik. Dingen die je zelden gebruikt, kunnen worden opgeborgen of weggestopt.
5. Koop een goede etikettenmaker
Kies een etikettenmaker, die eenvoudig te gebruiken is. Neem de tijd om planken, bakken, laden en manden te labelen. Het zal je niet alleen eraan herinneren waar dingen naartoe gaan, maar het zal ook anderen helpen, die misschien iets in jouw werkruimte moeten zoeken, gebruiken of opbergen.
6. Herzie jouw archiveringssysteem
Nu we volledig het digitale tijdperk zijn ingaan, is de behoefte om papieren bestanden op te slaan sterk afgenomen.
Wat kun je digitaal opslaan? Ben je bestanden aan het dupliceren? Mogelijk kun je enkele van de bestanden en de mappen, die je in het verleden hebt gebruikt, verwijderen. Als je bestanden op jouw computer opslaat, zorg er dan voor dat je regelmatig back-ups maakt.
Hier volgen enkele ideeën over het opbergen en om een soepel archiveringssysteem te maken:
Maak een vergadermap – zet alle ‘te bespreken items’ erin, samen met de items die moeten worden overhandigd, rapporten die moeten worden gegeven, enz. Het helpt je om voorbereid op vergaderingen te komen en het bespaart je, zelfs als een vergadering wordt verplaatst, stress.
Maak een wachten op map – zoveel van onze rommelige papieren zijn dingen, die in de wacht staan totdat iemand anders reageert of handelt. Breng ze bijeen in een wachten op map (wachten op antwoord). Controleer het om de paar dagen op openstaande acties, die je mogelijk moet opvolgen.
Opbergdozen – gebruik goedkope opbergdozen om gearchiveerde bestanden te bewaren en ze uit jouw huidige bestandsruimte te halen.
Tijdschriftendozen – gebruik tijdschriftendozen of mappen om tijdschriften en catalogi op te slaan, die je echt wilt bewaren. Zorg ervoor dat je ze echt nodig hebt voor referentie of onderzoek, recycleer ze anders of geef ze weg.
Leesmap – wijs een bestand aan voor gedrukte artikelen en documenten, die je wilt lezen en die niet urgent zijn.
Archiveer bestanden – wanneer een project is voltooid, plaats je alle materialen bij elkaar en berg je ze op. Bewaar jouw ‘werkmappen’ voor lopende projecten.
Berg wekelijks op – laat jouw archieven niet opstapelen. Plaats jouw papieren in een map ‘te archiveren’ en archiveer alles éénmaal per week.
7. Ruim jouw bureau op
Verwijder alles, maak het grondig schoon en plaats alleen die items terug, die essentieel voor het dagelijks gebruik zijn.
8. Organiseer jouw bureaublad
Nu je bureaublad is gestroomlijnd, is het een goed idee om dit te organiseren.
Gebruik desktop-organizers of containers om de items op jouw bureau te ordenen. Gebruik bakjes voor papier en containers voor kleinere artikelen.
Vergeet jouw computerdesktop niet! Zorg ervoor dat de bestanden of afbeeldingen allemaal in georganiseerde mappen staan. Ik raad je aan om het bureaublad van jouw computer elke dag leeg te maken voordat je de computer afsluit.
9. Organiseer jouw lades
Plaats items, die met elkaar worden gebruikt in dezelfde lades, postzegels bij enveloppen, Post-its bij notitieblokken, enz.
Gebruik lade-organizers voor kleine items – paperclips, bord pinnen, enz. Gebruik een aparte lade voor persoonlijke items.
10. Gebruik aparte inboxen
Als je regelmatig met andere mensen samenwerkt, maak je voor iedereen een map, een lade of een inbox.
11. Ruim jouw stapels op
Hopelijk creëer je met je nieuwe georganiseerde kantoor geen stapels papier meer, maar je moet nog steeds wel de oude sorteren.
Ga door de stapel (zo nodig beetje bij beetje) en leg hem op de daarvoor bestemde plaats of gooi het weg.
12. Ruim jouw kantoor op
Ruim de rommel op, maak het bureau leeg, versnipper, verwijder alles wat je niet nodig hebt of wilt. Kijk om je heen. Wat heb je al een tijdje niet gebruikt?
Neem één gebied tegelijk. Als iets stuk is, geef het dan ter reparatie of gooi het weg. Als je het al maanden niet meer hebt gebruikt en niet kunt bedenken wanneer je het echt nodig hebt, gaat het weg. Dit geldt ook voor meubels, apparatuur, benodigdheden, enz.
Vergeet snuisterijen, planten (echt of kunst) en decoraties niet – als ze bedekt zijn met stof en jouw kantoor er armoedig uit laten zien, gaan ze er ook uit.
13. Markeer wanneer iets kan worden weggegooid
Je hoeft niet elk velletje papier voor onbepaalde tijd te bewaren. Markeer op bestanden of documenten wanneer ze kunnen worden weggegooid of versnipperd.
Sommige juridische of financiële documenten moeten gedurende een bepaalde tijd worden bewaard. Zorg ervoor dat je weet wat die vereisten zijn.
14. Filter jouw e-mails
Sommige e-mails zijn belangrijk om te lezen, andere zijn gewoon niet zo belangrijk.
Wanneer je het filtersysteem gebruikt om verschillende soorten e-mails te labelen, weet je hun prioriteit en weet je welke je als eerste moet beantwoorden.
15. Laat je bureau netjes achter
Ruim aan het einde van de dag snel alles op, zodat je de volgende dag met een schone lei kunt beginnen.
Conclusie
Gebruik één tip of probeer ze allemaal. De moeite die je besteedt aan het creëren en het onderhouden van een efficiënte werkomgeving, zal zich enorm terugbetalen. In plaats van tijd te besteden aan het zoeken naar dingen en het doorploegen van stapels, kun je je tijd beter besteden aan werken en je zult genieten van een opgeruimd kantoor!
Laat een reactie achter