Of je nu een heel groot bedrijf hebt of maar een kleine onderneming, het kiezen van de juiste kantoorruimte kan natuurlijk best wel lastig zijn. Er komt veel bij kijken. Je moet niet alleen precies weten hoeveel ruimte je nu en in de toekomst nodig zult hebben, maar je moet ook de faciliteiten, de locatie, de kosten en de duur van het huurcontract zorgvuldig overwegen. Gelukkig zijn er nog bedrijven zoals SKEPP die de zoektocht makkelijker maakt.
Om het minder overweldigend te maken, hebben wij deze lijst met 10 zaken samengesteld waarmee je rekening moet houden bij het kiezen van een kantoorruimte. We willen je zo helpen om de juiste beslissing te kunnen nemen en om van je bedrijf een bloeiende en groeiende onderneming te kunnen maken.
1. De locatie
De locatie moet, wanneer je voor een kantoorruimte kiest, bijna bovenaan je lijstje staan. Idealiter zou het zowel voor je eigen personeel als voor je klanten gemakkelijk te bereiken moeten zijn. Kijk of er openbaar vervoer, parkeergelegenheid, restaurants, voorzieningen en groen in de buurt te vinden zijn. Gelukkig is dit bij de meeste moderne werkplekken wel het geval.
De andere overweging, bij het bepalen van de locatie, is hoe dicht je in de buurt van je concurrenten en partners zult zijn. Je moet je bedrijf wel in de buurt van je partners en je concurrenten vestigen, maar je wilt natuurlijk geen extra concurrentie creëren.
2. Het ontwerp
Niet alleen het ontwerp van het gebouw, maar ook de esthetiek van de werkruimte, zijn belangrijke overwegingen. De kantoorinrichting heeft namelijk impact op jouw imago en op jouw reputatie in de markt en zowel medewerkers, klanten als beleggers kijken hiernaar.
Bij het maken van het juiste ontwerp voor je kantoor, is ook het belangrijk om ook na te denken over de functionaliteit en de visuele aantrekkingskracht. Het is niet alleen een plaats waar zaken worden gedaan, maar het is ook een plek waar werknemers een groot deel van de week zullen doorbrengen. Het moet dus niet alleen comfortabel zijn maar ook een professioneel imago aan de bezoekers uitstralen. Bedenk of je liever met een lege ruimte wilt beginnen en je eigen ruimte inricht of juist met een volledig ingericht kantoor waar je zo snel mogelijk in kunt trekken.
3. De voorzieningen
Grote kantoorgebouwen bieden zoveel faciliteiten, dat het belangrijk is om je echt te concentreren op wat je bedrijf nu nodig heeft. Faciliteiten kunnen van alles omvatten, zoals bijvoorbeeld gedeelde vergaderruimten, kantines, een buitenruimte, openbare wifi en faciliteiten voor sport en ontspanning. Veel grotere commerciële gebouwen bieden aan hun huurders ook conciërgediensten, kinderopvang en fitnesslessen aan. Toegang tot al deze diensten en faciliteiten in het gebouw maakt de werkdag voor je personeel ongetwijfeld een stuk leuker.
4. Een gedeelde vergaderruimte
Als je nog steeds aan het afwegen bent hoeveel kantoorruimte je eigenlijk nodig hebt, kan een gebouw met een gedeelde vergaderruimte een goede optie zijn. Als je toegang tot deze faciliteiten hebt, kun je geld besparen omdat je zo de hoeveelheid ruimte, die je nodig hebt in je eigen kantoor, kunt verminderen. Bovendien zijn veel van deze gedeelde vergaderruimten voorzien van de modernste technologie en faciliteiten om klanten te ontvangen, de technologie te beheren en de catering te organiseren.
5. De technologie
Omdat we veel tijd op onze werkplekken doorbrengen, is het belangrijk dat commerciële kantoorruimtes toegang tot de nieuwste technologie bieden, zodat je soepel en efficiënt kunt werken. Dit betekent toegang hebben tot een snel internet, evenals wifi in de gedeelde en in de openbare delen van het gebouw.
6. De faciliteiten
Even belangrijk als het vermogen om verbinding met de technologie te kunnen maken, is het ook belangrijk voor het personeel om toegang hebben tot faciliteiten om wat aan lichaamsbeweging te kunnen doen en om zich op te kunnen laden. Zoek een gebouw met goede faciliteiten zodat het personeel tijdens de lunch kan fietsen, wandelen of rennen en een fijne plek heeft om de lunch op te eten. Veel kantoorgebouwen bieden ook gratis groepslessen voor boksen, yoga of pilates aan, wat voor de werknemers natuurlijk een groot voordeel is.
7. De parkeergelegenheid
De mogelijkheid om te parkeren, blijft ook een belangrijke overweging. De meeste bedrijven hebben toegang tot een parkeergelegenheid voor de directie nodig, evenals voor belangrijke klanten die het bedrijf bezoeken. Overweeg naast de parkeergelegenheid op het terrein ook toegang voor klanten, bezoekers en werknemers tot nabijgelegen parkeerplaatsen.
8. De verhuurder
Bij het aangaan van een huurovereenkomst moet je er zeker van zijn dat je een goede werkrelatie met de verhuurder zult hebben. De beste verhuurders weten dat ze zich eigenlijk niet met ‘onroerend goed’ bezighouden, maar veeleer bezig zijn met het creëren van productieve werkplekken, die zakelijk succes zullen stimuleren. Zoek een toonaangevende verhuurder, zoals bijvoorbeeld Dexus, die nauw met je samen zal werken om innovatieve werkplekoplossingen te kunnen bieden, je goed geïnformeerd te houden en een geweldige service te kunnen bieden.
9. Ruimte om te groeien
Hoewel het moeilijk kan zijn om precies te weten hoeveel ruimte je bedrijf in de loop van de tijd nodig zal hebben, is het toch van cruciaal belang om op zoek te gaan naar een kantoor dat met je bedrijf kan meegroeien. Flexibiliteit is hierbij belangrijk, dus zoek naar een ruimte waar je mogelijk kunt uitbreiden of ga voor een kortere huurovereenkomst of een huurovereenkomst die je toestaat om te vertrekken als dat nodig is.
10. Neem je tijd
Het belangrijkste is dat je de tijd neemt om de beste kantoorruimte te kunnen kiezen. Het is een grote beslissing en een die op bijna elk aspect van je bedrijf van invloed is. Het heeft niet alleen invloed op het personeel en de klanten maar ook op de productiviteit. Voel je niet gehaast of onder druk gezet en zorg ervoor dat je je huiswerk hebt gedaan om zo de diensten en de faciliteiten, die jouw bedrijf nodig heeft, te kunnen identificeren.
De kosten en het aantal vierkante meters zijn vaak de twee factoren, die je beslissingen over de werkruimte bepalen, maar de realiteit is dat er ook nog een aantal andere belangrijke factoren zijn, die van invloed zijn op je bedrijf. Het maken van de verkeerde keuze kan van invloed zijn op je vermogen om het juiste personeel aan te trekken en ook te behouden. Het kan je zelfs klanten of zakelijke kansen kosten. Dus doe je huiswerk, neem de tijd en gebruik deze checklist om de perfecte werkplek te kunnen vinden.
Laat een reactie achter