Als jouw bedrijf met een factureringssysteem werkt, ben je wellicht bekend met te late betalingen en misschien zelfs wel klanten die helemaal niet betalen. Er zijn veel redenen waarom klanten hun facturen niet op tijd (of helemaal niet) betalen. Ze kunnen de rekeningen zijn vergeten of er kunnen onverwachte extra uitgaven zijn, waarvan klanten zich realiseren dat ze die niet kunnen betalen. Veel eigenaren van kleine bedrijven worstelen met hoe ze het beste om het voldoen van de achterstallige betaling kunnen vragen, zonder meteen onbeleefd te zijn. Hoe dan ook, een onbetaalde factuur is niet goed voor jouw bedrijf. Jij moet, als je je cashflow gezond wilt houden, handelen en openhartig zijn met klanten. En een aantal back-up strategieën achter de hand hebben is dan erg belangrijk.
Hoe kun je achterstallige betalingen innen?
Je wilt het probleem goed aanpakken, maar recht door zee zijn hoeft niet te betekenen dat je ook meteen agressief bent. Als een klant of een ander bedrijf een factuur niet op tijd heeft betaald, kun je er als volgt voor zorgen dat het wordt betaald terwijl je toch een goede relatie met de klant behoudt.
1. Bespreek voordat je aan een project begint alle kosten en ook de betalingsvoorwaarden
Door alles meteen op tafel te leggen, worden niet alleen de betalingsvoorwaarden voor de klant duidelijk, maar het vestigt ook het vertrouwen dat nodig is voor een sterke, positieve relatie met de klant. Voordat je in een project duikt, moet je ervoor zorgen dat je klant zich volledig bewust is van de verwachte kosten en je moet de tijd nemen om eventuele vragen van tevoren te beantwoorden.
Als je vanaf het begin duidelijk bent, zal het vertrouwen en de toewijding van klanten om het volledige bedrag te betalen, alleen maar worden versterkt. Als er gaandeweg iets verandert, moet je je klanten waarschuwen zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
2. Conservatoir beslag
Heb je te maken met wanbetalers die jouw verzoeken tot betaling volledig negeren? Die tot op de dag van vandaag weigeren te betalen? Een uiterst effectieve manier om uw vordering (en dus geld) veilig te stellen, is een conservatoir beslag. Een conservatoir beslag is een beslaglegging die gedaan wordt nog voordat er een vonnis is uitgesproken. Een incasso advocaat dient voor jouw vordering bij de voorzieningenrechter een verzoekschrift in. Hij verzoekt om beslag te mogen leggen bij uw debiteur. In dit verzoekschrift wordt de vordering nauwkeurig omschreven en ook wordt betoogd waarop beslag gelegd moet worden, bijvoorbeeld op bankrekeningen, handelsvoorraden, vastgoed of onder derden (zoals een klant van een debiteur).
2. Factureer vooraf het werk
Als je het te riskant vindt om een factureringssysteem te gebruiken vraag dan, voordat je met de werkzaamheden begint, om een volledige betaling. De enige manier om wanbetalingen te beperken, is door het werk vooraf te factureren.
Sommige consumenten zijn misschien huiverig om voordat de klus af is te betalen – het is eigenlijk tweerichtingsverkeer. Moedig ze aan om hen wat gerust te stellen om getuigenissen te lezen of contact op te nemen met klanten waarvoor je al werk hebt verricht.
Als je een vlekkeloze staat van dienst hebt en in de loop van de tijd goed werk hebt geleverd, zul je merken dat er steeds meer mensen het geen probleem vinden om voorafgaand aan je werk al een deel te betalen.
Je kunt ook voordat je aan het werk gaat om een aanbetaling vragen en klanten weigeren die dit niet willen. Dit is vaak meteen vanaf het begin duidelijk; als er een probleem is met de aanbetalingen, zullen er waarschijnlijk ook problemen zijn met toekomstige facturen.
3. Verstuur direct de facturen
Met zoveel taken, die je als eigenaar van een klein bedrijf moet uitvoeren, kan het gemakkelijk zijn om een factuur van een klant over het hoofd te zien. Je kunt zelfs vergeten om er een te verzenden en dat betekent voor jou verlies van geld en tijd. Waldorf geeft aan dat het altijd een goed idee is om, zodra een klus is voltooid, de factuur meteen te verzenden. Je moet dan net zolang achter een klant aan blijven zitten totdat de factuur is voldaan.
4. Wees volhardend bij klanten die te laat betalen
Als een klant de correspondentie over zijn openstaande factuur niet beantwoordt, bel hem dan en blijf elke dag bellen totdat hij heeft betaald.
Wees niet agressief, maar blijf doorvragen. Benadruk dat je de rekeningen wilt afhandelen zodat jullie je allebei weer op belangrijkere zaken kunnen concentreren. Het wordt veel gemakkelijker voor hen om je te betalen dan om je telefoontjes te blijven ontwijken en excuses te blijven verzinnen.
5. Breng bij te laat betalen kosten in rekening
Niemand wil natuurlijk een vergoeding betalen en als je van tevoren hebt gemeld dat je bij een te late betaling kosten in rekening brengt, kunnen klanten worden afgeschrikt om hun facturen te laat te betalen. Zet een systeem op dat wordt ondersteund door een beleid of servicevoorwaarden. Als je bijvoorbeeld niet binnen vijf dagen betaalt, krijg je een waarschuwing, 10 dagen dan betaal je een vergoeding en bij 20 dagen te laat wordt de samenwerking gestopt.
6. Stel een betalingsplan op
Als een klant cashflow problemen heeft en hij het zich simpelweg niet kan veroorloven om je factuur vooraf volledig te betalen, kan het opstellen van een betalingsplan nuttig zijn om ervoor te zorgen dat je toch wordt betaald. Onderhandel als onderdeel van het betalingsplan over een bedrag, dat de klant zich kan veroorloven en specificeer voor welke perioden betalingen zullen moeten worden voldaan.
Laat een reactie achter