Vraag je je af of je bedrijf documenten in de cloud moet opslaan? Je documenten in de cloud opslaan is een uitstekende keuze voor bedrijven die online document opslag nodig hebben. Opslag van bestanden in de cloud kan de kosten verlagen, de wendbaarheid van transacties vergroten en de veiligheid van je bestanden garanderen.
Wat is cloud opslag?
Deze term verwijst naar een cloud computing model waarbij gegevens op afstand worden opgeslagen, beheerd en geback-upt in online ruimtes.
We hebben het over opslag van documenten in de cloud omdat de bestanden niet meer op eigen fysieke servers worden geplaatst, maar toegewezen aan servers van derden, zoals die van TransIP. Het is hun taak ervoor te zorgen dat de gegevens altijd beschikbaar zijn en niet door onbevoegden worden beschadigd of geopend.
Er zijn een aantal systemen die gebruik maken van cloud computing die je waarschijnlijk al dagelijks tegenkomt. Je luistert op Spotify naar muziek die niet op je telefoon is opgeslagen, en je kunt met elk toestel dat met het internet verbonden is toegang krijgen tot afbeeldingen in Google Photos.
Als we het echter over documentbeheer in de cloud hebben, zijn er een aantal diensten die de aandacht verdienen. Door de invoering van een modern afsprakenstelsel kun je documenten maken, ze elektronisch ondertekenen, ze met de juiste mensen delen, en alle informatie over elk van deze transacties in de cloud bewaren. Deze technologie is toegankelijk en heeft intuïtieve dashboards, waarmee je met een paar klikken acties kunt uitvoeren zoals zoeken of bestanden verzenden. Maar dit is nog maar het begin. Er zijn veel voordelen van het opslaan van je documenten in de cloud.
Hier zijn 5 van de belangrijkste redenen om je documenten in de cloud op te slaan:
Cloud opslag is veilig
Zakelijke documenten moeten veilig zijn. Ongeoorloofde toegang tot gevoelige bestanden kan leiden tot financiële verliezen, om nog maar te zwijgen van mogelijke merkschade door een gebrek aan vertrouwen. Het goede nieuws is dat cloud diensten veilig zijn en dat er een aantal voorzieningen en processen zijn om zowel beschikbaarheid als gegevensintegriteit te garanderen.
Elk bestand, bijvoorbeeld, wordt door de leverancier gedupliceerd. Dat wil zeggen dat een document op minstens twee servers in de cloud staat, zodat je, als er een offline is (door onderhoud, bijvoorbeeld), je document nog steeds kunt vinden. Dit zorgt er ook voor dat een bestand niet verloren gaat als een server crasht.
Het is ook goed te bedenken dat cloud diensten beheerd worden door grote bedrijven, die in staat zijn zowel aan de wettelijke beveiligingseisen te voldoen als de teams en middelen te hebben om invasie pogingen tegen te gaan. Bijvoorbeeld; al je transacties worden veilig in de cloud opgeslagen als je een cloud opslag gebruikt, en je kunt ook documenten openen en opslaan in DropBox, OneDrive, Google Drive, Salesforce en meer.
Bespaar ruimte
Je kunt gemakkelijk online opslagruimte voor documenten besparen. Toen fysieke servers de norm waren, was het eerste probleem duidelijk: ruimtegebrek. Als een bedrijf hardware kocht om 100 terabyte op te slaan en een paar maanden later was al die ruimte al benut, dan waren er maar twee mogelijkheden – de documenten opschonen of meer hardware aanschaffen.
Met bestands-cloud opslag kunnen bedrijven echter kleinere opslagpakketten huren en, waar nodig, de digitale opslagruimte vergroten.
Het interessantste is dat dit proces schaalbaar is en dat een verdubbeling van je opslagcapaciteit niet betekent dat alle contractwaarden verdubbeld worden.
Gemak van bestanden delen
De cloud maakt het delen en opslaan van bestanden gemakkelijker. Laten we eerlijk zijn; omgaan met digitale bestanden is veel praktischer en goedkoper dan met fysieke documenten. Bedrijven die papieren processen gebruiken moeten het tijdrovende en repeterende werk doen van bestanden afdrukken, ze controleren, natte handtekeningen najagen, de nodige authenticatie ontvangen en de uiteindelijke documenten posten.
Wanneer bestanden digitaal zijn, is de verwerking van documenten veel wendbaarder, omdat je documenten uit de cloud gemakkelijk direct vanaf een computer of mobiele telefoon kunt delen. Als je documenten in de cloud zijn opgeslagen, kunnen jij en je klanten de documenten op elk moment gemakkelijk inzien en ondertekenen. Het is gemakkelijk om documenten in een paar klikken te ondertekenen en terug te sturen. De bestanden kunnen een elektronische handtekening krijgen en alle veiligheid, integriteit en naleving die dat met zich meebrengt.
Online opslag en documentgeschiedenis
Het probleem met papier is vooral duidelijk als het je in het gezicht staart: een kamer met verschillende kasten, laden en mappen is al in de populaire verbeelding gekomen als een symbool van bureaucratie en belemmering van processen.
Met bestanden die in de cloud worden opgeslagen, verdampen de uitgaven die vroeger aan het onderhoud van een geschikte fysieke ruimte werden besteed. Alle bestanden staan op de server van de leverancier, en als ze gescand worden, versnelt het zoekproces. Dit komt omdat het systeem in staat is documenten te scheiden op basis van relevante informatie, zoals aanmaak- en inleverdatum, bestandstype, of mensen die bij een proces betrokken zijn. Wat je nodig hebt is met een paar klikken te vinden.
Documentbeheer in de cloud via mobiel
In een wereld die steeds meer verbonden is, is het belangrijk dat ook mensen buiten kantoor toegang hebben tot documenten in de cloud, vooral als ze thuis op afstand werken of op zakenreis zijn. Het is belangrijk dat managers ook onderweg via mobiel toegang kunnen krijgen tot belangrijke bedrijfsinformatie.
Behalve dat bestanden kunnen worden ingezien, is het ook mogelijk strategische acties uit te voeren, zoals het verzenden van commerciële voorstellen of zelfs contracten die klaar zijn om getekend te worden. Hier kan het proces nog sneller verlopen met behulp van een elektronische handtekening, die op de telefoon zelf kan worden gezet en veel goedkoper is dan het afdrukken en verzenden van fysieke bestanden.
Laat een reactie achter