De energie in de kamer is uitzinnig en iedereen praat tegelijk, opgewonden door de mogelijkheden van een spannend avontuur met goede vrienden. De wereld verkennen met een groep vrienden verbetert je reiservaringen en verstevigt de vriendschapsband.
Van planningstools tot het inhuren van reisleiders, groepsreizen zijn gemakkelijk te coördineren. Als je vanaf het begin verwachtingen stelt, kan iedereen zich vermaken en genieten. Als je in de loop der jaren terugdenkt aan hoe leuk het was, sta je te popelen om de volgende te plannen.
1. Beslis in commissieverband (met één coördinator)
Als de groep eenmaal heeft besloten tot een reis, zorg dan dat iedereen akkoord gaat met het reisschema. Houd een planningsdiner om te beslissen over je bestemming, reisdata en activiteiten. Beslis wie welk deel van de reis zal plannen en wees heel duidelijk over de budgetverwachtingen en het comfortniveau.
Eén of twee mensen moeten de leiding hebben over het reisplan van de groep, onderzoeken wat er beschikbaar is en informatie verspreiden onder iedereen.
Splits enkele van de kleinere taken op, zoals waar te eten of welke activiteiten te plannen. Dat geeft iedereen die wil deelnemen aan het planningsproces een stem.
Te bespreken vragen/te nemen beslissingen:
- Data
- Budget
- Hotel versus gastgezin
- Activiteiten
- Eten
- Delen van informatie
2. Activiteiten
Wanneer jullie tijdens de reis allemaal bij elkaar zijn, dan is het ook leuk om activiteiten met elkaar te organiseren. Denk bijvoorbeeld aan een drankspelletje of kijk met ze alle naar een WK wedstrijd in een lokale bar en ga wedden op sport. Wellicht dat je vrienden nog een paar goede wedtips voor je hebben ;).
2. Reserveringen en geld
Spreek een budget af of in ieder geval een budgetbereik. Je wilt niet aan het eind van de reserveringstijd komen en erachter komen dat je er maar negen hebt omdat het voor iemand te duur was en je er 10 nodig hebt om het groepstarief te krijgen.
Groepstarieven kunnen je tot 10 procent of meer besparen. Als je met een groep van acht of meer bent, vraag dan aan het hotel of de activiteit of ze een korting of een privé-tour tarief aanbieden.
De beslissing van hotel versus homestay berust op hoeveel saamhorigheid wil je echt? Als groepsmaaltijden koken, samenleven met nachtbrakers en vroege vogels, of het delen van badkamers uit den boze is, kies je accommodaties dan zorgvuldig uit.
In veel hotels kun je een blok kamers reserveren die de gasten individueel kunnen boeken. Ze houden de kamers dan voor een korte periode vast, zodat elke gast voor zijn eigen reservering kan betalen. Als je als groep iets moet boeken, bijvoorbeeld een Airbnb, laat de aanwezigen dan indien mogelijk vooraf geld overmaken. Het is super eenvoudig om geld over te maken met PayPal of een Tikkie.
Het vooraf boeken van diners is een goede manier om te voorkomen dat je moet werken aan het splitsen van de rekening. Dit is vooral een goed idee als je een lid hebt dat helemaal is van, “Ik neem voorgerechten, drie wijnen, de filet, en een dessert,” en jij bestelt een prosecco en een salade. Dat kan prima zijn voor één avond, maar niet elke avond. Bij groepsdinerreizen betaalt iedereen vooraf, blijft het financiële evenwicht bewaard, en zijn er geen aparte cheques om de bediening gek te maken.
Elke gast moet zijn eigen vlucht boeken. Stel een datum vast voor aankomst en vertrek, dan kan iedereen zelf beslissen wanneer hij of zij naar de bestemming wil/moet.
3. Plan vooraf
Elk jaar plan ik een vriendenweekend weg. We hebben huizen aan het strand gehuurd, gewandeld in de duinen van Noordwijk, en ontspannen in een all-inclusive kuuroord. Verschillende vrienden gaan met ons mee voor verschillende soorten uitjes – laten we eerlijk zijn, niet iedereen wil in het bos wandelen, noch kan iedereen zich 3 dagen in een chique kuuroord veroorloven, maar bijna iedereen houdt van een tenen-in-het-zand weekendje weg.
Vier tot 12 maanden is een goed planningsvenster. Vier maanden voor een roadtrip, een weekendje weg, en 12 maanden kunnen nodig zijn voor een uitgebreide reis van een week. Financiën kunnen een doorslaggevende factor zijn voor deelname aan een groepsuitje.
4. Jij bent niet de reisleider
Als jij degene bent die de reis organiseert, en ik verwacht dat als je dit leest, jij die persoon bent; vergeet niet dat je alleen de reis organiseert. Met andere woorden, je bent niet verantwoordelijk voor ieders geluk en plezier.
Heb niet het gevoel dat je voor iedereen de leiding moet hebben. Omdat ze allemaal toegang moeten hebben tot het reisschema, ben jij er niet verantwoordelijk voor dat ze op tijd bij de bus zijn. Dit is ook jouw vakantie.
5. Plan tijd voor jezelf
We stellen ons allemaal onze vakantie anders voor. We houden van onze vrienden, maar een beetje scheidingstijd verlicht de saamhorigheidsspanningen. Dat je op groepsvakantie bent, betekent niet dat je 24/7 aan elkaar vastzit.
Dagelijkse alleen-tijd stelt individuen of kleinere groepen in staat om er op uit te gaan en te ontdekken wat voor hen belangrijk is. Bij het zwembad zitten, wandelen in een staatspark, fietsen door de stad, of een museum bekijken zijn allemaal prachtige avonturen en zijn persoonsgebonden. Op eigen avontuur gaan brengt interessante gesprekken en verhalen met zich mee als iedereen weer bij elkaar komt.
6. Informatie verspreiden
Het is gemakkelijker dan ooit om de deelnemers op één lijn te houden. Er zijn zoveel goede hulpmiddelen voor het plannen, organiseren en communiceren van een groepsreis.
Een Google Doc is een gratis en gemakkelijke manier om alle belangrijke informatie bij te houden. Elke deelnemer kan toegang krijgen om te bekijken en te bewerken. Het is een goede plek om een groepsroute bij te houden met vluchten, hotels en geplande activiteiten. Het toevoegen van locaties en website links naar hotels en activiteiten geeft iedereen de macht om zijn deel van de reis in handen te nemen en de groep op de hoogte te houden.
7. Een reisbureau inhuren
Soms is het inhuren van een reisbureau de beste manier om een groepsreis te plannen. Zij hebben al het inzicht in toeristische bestemmingen, en vaak hebben ze toegang tot extra, agent-only voordelen. Sommige agenten zijn gespecialiseerd in groepsreizen en zijn bedreven in het omgaan met de behoeften en eisen van meerdere gasten.
Samenwerken met een reisagent is essentieel bij het plannen van een cruise of voorverpakte rondreis. Vaak hebben ze onschatbare persoonlijke ervaring met een verkoper en bestemming. Hun begeleiding neemt de druk van de groepscoördinator weg.
Een door een reisbureau geplande groepsvakantie combineren met kleinere, individueel geplande reizen is een goede manier om aan verschillende budgetten en beschikbaarheid van reizen te voldoen. Als je bijvoorbeeld met een groep van 10 personen samenkomt voor een Europese riviercruise, is dat misschien de enige financiële of vakantieverplichting die een deel van de groep realistisch gezien kan nakomen. Maar anderen willen misschien 2 of 3 dagen aan beide uiteinden van de reis als extra avontuur. Als je een reisbureau hebt voor de grotere groep, kun je als kleinere groep kleinere uitstapjes voor en na de groep plannen.
8. Soort groepsreizen
Een goede plek om te beginnen met het plannen van groepsreizen is met een voorverpakt avontuur. Veel bestemmingen zijn perfect ingericht voor groepsreizen.
Ideeën voor groepsreizen lopen uiteen van locaties en bucket list opties. Begin met een klein vriendenweekend. Als je een groepsreis wilt proberen, boek dan een kuuroord, golfresort, kampeerreis, wijnroute, enz. Als je eenmaal vertrouwen hebt in je organisatorische vaardigheden, ga dan voor een excursie van een week met je besties. Verken een nieuw land, spring op een riviercruise, maak een roadtrip langs de kust, of hang gewoon in een all-inclusive resort; je vakantie delen met vrienden is een hartverwarmende ervaring.
9. De sleutel tot de ideale reis met vrienden
De ideale reis met vrienden gaat over wat alle reizigers gemeen hebben, dat jullie allemaal een gemeenschappelijk thema en doel hebben. Je bent misschien niet met iedereen de beste maatjes als je begint, maar een groep bij elkaar brengen die een verlangen naar een bepaalde ervaring delen is een prachtige manier om hechtere vrienden te worden.
Laat een reactie achter