Heb je aan het einde van de werkdag ooit naar de klok gekeken en het gevoel gehad dat je gewoon niet genoeg gedaan had? Werk jij ook thuis of onderweg en haal je nog steeds niet jouw streefcijfer? Waarom heb je nog niet ontdekt hoe jij de efficiëntie op het werk kunt verbeteren?
Het ontwikkelen van een meer gestroomlijnde en effectievere manier om jouw werkgerelateerde taken te beheren, maakt je niet alleen productiever, maar het geeft je ook meer vrije tijd om te besteden aan het verbeteren van jezelf of om je lekker te ontspannen. Een cursus timemanagement kan je hierbij helpen.
Elk zelfverbeteringsplan kost tijd en toewijding om te implementeren en het verhogen van jouw efficiëntie op het werk is niet anders. Je neemt in wezen nieuwe gewoonten aan, die in plaats van er afbreuk aan te doen, zullen bijdragen aan jouw productiviteit. Hier zijn enkele strategieën om je op weg te helpen:
1. Stel redelijke doelen
Het stellen van doelen is voor succes cruciaal. We kunnen doelen stellen om onze paden vorm te geven – dit kan een effectieve manier zijn om de werkefficiëntie te verbeteren. Helaas hebben we misschien geen realistische deadlines aan die doelen gesteld of misschien hebben we onze doelen te hoog gesteld. Overtuigende doelen zijn belangrijk, maar je moet ook inschatten hoeveel tijd en middelen jouw doel nodig heeft. We denken vaak dat we van stap A naar Z kunnen springen om ons doel te bereiken, terwijl er in werkelijkheid veel tussenstappen zijn, die moeten worden verantwoord. Houd jouw einddoel (Z) in gedachten, maar overschat het belang van de stappen B, C, D enzovoort niet.
Door redelijke doelen te stellen, kun jij je ook concentreren op het doel zelf en het gewenste resultaat. Als je doel te verheven is om te bereiken of niet gedefinieerd is, kun je het niet verduidelijken of je geest en je inspanningen er goed op concentreren. Door redelijke doelen te stellen, kun jij je zowel op het doel zelf als op het gewenste resultaat concentreren. Als je doel te verheven is om te bereiken of niet gedefinieerd, kun je het niet verduidelijken en je geest en je inspanningen er goed op concentreren.
2. Stel je time management bij
Als je merkt dat je je onder het werk bedolven voelt, van taak naar taak springt zonder duidelijke strategie of worstelt met werkefficiëntie, moet je wellicht jouw vaardigheden op het gebied van time management verfijnen en een time management cursus volgen. Maak jezelf vertrouwd met processen zoals het opdelen het groeperen van taken, zodat jij je minder overweldigd en meer georganiseerd voelt. Als je bijvoorbeeld het opdelen gebruikt om jouw dag te organiseren, kun je taken zoals het beantwoorden van e-mails en het opvolgen van telefoontjes aan het begin plaatsen, wanneer je frisser bent en boodschappen doen waar je niet veel over na hoeft te denken, tegen het einde van de dag.
Wanneer je de efficiëntie door middel van time management verbetert, verminder je stress, krijg je meer gedaan en er ontstaat een sfeer waarmee je nog meer kunt bereiken.
3. Verwijder je digitale apparaten
We brengen het grootste deel van onze dag door met het staren naar een of ander scherm. Hoewel intensief computergebruik een deel van jouw werk kan zijn, kunnen digitale apparaten een grote afleiding zijn en social media platforms kunnen zelfs jouw gezondheid schaden. Verbeter jouw werkefficiëntie door afstand te nemen van jouw smartphone of computer. Probeer tijdens een vergadering schriftelijke aantekeningen te maken en kijk of jouw gedachten dan vrijer kunnen stromen. Er is niets mis met digitale apparaten, maar als je jezelf een kleine pauze van jouw normale processen gunt, kan dit jouw geest uitdagen om op nieuwe, productieve manieren te werken. Misschien merk je zelfs dat jouw geheugen verbetert wanneer je iets met de hand opschrijft in plaats van het in een computer te typen.
Als je wordt afgeleid door social media of andere sites, maar je computer nog steeds nodig hebt om aan het werk te gaan, verbreek dan de verbinding met het internet of sluit je webbrowser tijdelijk af. Als je niet gemakkelijk kunt doorklikken naar Facebook of een andere afleidende site, kun je je concentreren op de taak die voorhanden is en de efficiëntie enorm verhogen.
Jouw telefoon uit het zicht en stil houden, terwijl je aan een project werkt, is een andere manier om de efficiëntie op het werk te verbeteren – denk aan alles wat je kunt doen zonder door mobiele app’s te scrollen of in de verleiding te komen om weekendplannen met jouw vrienden en dierbaren te bespreken.
4. Leer om ‘nee’ te zeggen
Of het nu is omdat we druk voelen van onszelf of van degenen om ons heen, we nemen soms taken op ons, die we niet nodig hebben. We zijn zo vastbesloten om te bewijzen dat we in staat zijn tot multitasking, dat we taken op ons nemen die we net zo gemakkelijk aan anderen zouden kunnen delegeren. We associëren het woord ‘nee’ met gemiste kansen of met mislukking, maar dat is helemaal niet het geval. Leer om nee te zeggen als je bordje al vol is of als je gewoon geen interesse in een taak hebt. Als je kleinere taken kunt delegeren aan degenen om je heen, doe dat dan. Door jouw planning vrij te maken, kun jij je beter concentreren op opdrachten, die er echt toe doen en kun jij de efficiëntie op het werk vergroten.
5. Neem pauzes
Zit je vast met een idee? Heb je het gevoel dat je zoveel werk hebt, dat je niet weet waar je moet beginnen? Je zorgen maken dat je te veel te doen hebt, kan ook een soort mentale wegversperring creëren. Voordat je het weet, heb je jezelf een dag lang gekweld met wat je eerst moet doen of hoe je het voor elkaar moet krijgen. Dat is een snelle manier om niets gedaan te krijgen.
Neem een pauze. Doe iets dat niets met de taak te maken heeft. Ga wandelen. Doe wat yoga. Luister naar muziek. Waar de focus naartoe gaat, stroomt de energie en als je focus vastzit op een project waar je geen vooruitgang in kunt boeken, raakt je energie geblokkeerd en komt de werkefficiëntie tot stilstand. Door je focus te veranderen, kun je je toestand veranderen, dus als je weer aan het werk gaat, voel je je verfrist en klaar om jouw project met een frisse blik aan te pakken. Bouw tijdens jouw werkdag meerdere pauzes in om jezelf de tijd te geven om je te ontspannen en je zult merken dat de werkefficiëntie op een natuurlijke manier toeneemt.
6. Creëer een routine die bij je past
Mensen die consequent hun doelen bereiken door de werkefficiëntie te verbeteren, doen dit door duurzame gewoonten te creëren. Ontwikkel een routine, die jou in de best mogelijke staat brengt om productief op het werk te zijn. Routines zien er voor iedereen anders uit, dus zoek degene die ervoor zorgt dat je je op je best voelt. Misschien kom je elke ochtend een uur in de sportschool terecht of maak je tijdens de lunch een lange wandeling om wat stress te verminderen. Start een ochtendoefening, waarbij je jouw gedachten en emoties voor de dag aanpast. Als je de verbinding tussen lichaam en geest begrijpt, kun je zien dat een bewuste voorbereiding je niet alleen helpt om de efficiëntie te verbeteren, maar ook om een buitengewoon leven te ontsluiten. Wanneer je een routine creëert waarin je je gelukkig, gezond en helder voelt, zal jouw werkefficiëntie omhoogschieten.
7. Laat perfectie los
Perfectie is een illusie, die stress veroorzaakt en kan leiden tot beperkende overtuigingen die jouw niveau van succes belemmeren. Als je begrijpt en accepteert dat niets perfect zal worden gedaan, kun je taken uitvoeren zonder die verlammende verwachtingen. Het helpt je ook om tegenslagen als leerervaringen te omarmen. Als je niet langer bang bent voor mislukking, zul je minder geneigd zijn om uit te stellen omdat we dingen vaak uitstellen om te voorkomen dat je faalt.
Om je perfectionisme te beteugelen, luister je naar en verander je jouw interne dialoog. Behandel jezelf met vriendelijkheid en geef jezelf wat speling als je in sommige gevallen niet aan jouw hoge normen voldoet. Als je het perfectionisme loslaat en je in plaats daarvan gaat focussen op vooruitgang, zul je zowel de efficiëntie als het algehele welzijn verhogen.
8. Doe wat aan je werkomgeving
Leren hoe je de efficiëntie op het werk kunt verbeteren, heeft soms alles te maken met jouw omgeving. Zit je ingeklemd tussen twee praatgrage collega’s? Moet je constant jouw kantoor verlaten om afdrukken op te halen of om kopieën te maken? Is jouw bureau een rommelige puinhoop, die je angstig maakt zodra je jouw kantoor binnenloopt? Kijk vervolgens hoe aangenaam en inspirerend jouw ruimte is. Speel je muziek die jouw creativiteit aanwakkert? Zijn er kunstwerken aan de muren die je in een positieve stemming brengen? Om jouw werkefficiëntie te verbeteren, is een kantooropstelling nodig, die dit mogelijk maakt. Als je niet zeker weet hoe je jouw kantoor aantrekkelijker voor jouw werk kunt maken, overweeg dan om voor advies met een binnenhuisarchitect of een functioneel kantooradviseur samen te werken.
9. Gebruik al je tijd
Hoeveel tijd besteed je aan taken, die niets met werk te maken hebben? Heen en weer pendelen, jouw huis schoonmaken of boodschappen doen, zijn allemaal noodzakelijke onderdelen van jouw dag, maar het zijn ook belangrijke delen van de tijd die je voor jou kunt laten werken. Er bestaat een strategie die No Extra Time (N.E.T.) heet om kleine taken uit te voeren, zoals naar podcasts luisteren, belangrijke werkdocumenten lezen of een online cursus volgen. Je hebt misschien maar een paar momenten per taak terwijl je de keuken schrobt of over straat rijdt, maar na verloop van tijd kloppen deze momenten, waardoor je veel kunt bereiken in wat je anders als je vrije tijd zou beschouwen.
10. Vermijd constante druk
Koppel efficiëntie niet aan druk bezig blijven. Verdeel jouw taken tussen de dingen, die dringend zijn (zoals het afronden van een artikel of een deadline) en dingen die kunnen wachten tot de volgende dag (zoals het terugsturen van een e-mail). Echte productiviteit is het bereiken van de gewenste resultaten met minder moeite en tijd. Onze samenleving heeft ons getraind om degenen die het constant druk hebben als efficiënt te beschouwen, wat je kan laten denken dat je bijzonder productief bent als je constant aan iets werkt. Maar als je bedolven bent onder een stapel taken, die geen teken van afname laat zien, verhoog je dan echt jouw werkefficiëntie? Ga minstens één keer per dag bij jezelf te rade en zorg ervoor dat de taken, waaraan je werkt, ook echt belangrijk zijn.
Laat een reactie achter