Het kiezen van een geschikte trouwlocatie is echt een enorme klus en één van de belangrijkste onderdelen van de trouwdag. De rest van de planning is immers slechts voorlopig, totdat je een faciliteit hebt besproken. Het succesvol reserveren van de trouwlocatie(s) voor je klanten is, vanwege factoren zoals beschikbaarheid en alle andere logistiek, natuurlijk wel makkelijker gezegd dan gedaan.
Als evenementenplanner heb je echt je veel werk voor de boeg. Door een paar van onze tips te volgen, zorg je ervoor dat alles klaar is wanneer de bruid en bruidegom door het gangpad lopen want een te gekke bruiloft plannen, zit ‘m in de kleine details.
1. Beslis over een thema
Sommige locaties zijn perfect voor het hosten van bruiloften, anderen zijn weer wat minder. Een feestzaal met een aangrenzende kapel is bijvoorbeeld een echte trouwlocatie. Tegenwoordig kiezen steeds meer stellen voor onconventionele locaties om van een bruiloft met een specifiek thema te kunnen genieten.
Een boerenbruiloft wordt bijvoorbeeld snel populair, hoewel een dergelijke locatie misschien niet echt ontworpen is voor een huwelijksceremonie en mogelijk ook niet is uitgerust met een basisuitrusting zoals stoelen, tafels en linnengoed. Dit betekent dat je die items apart moet huren en dat die ook moeten worden afgeleverd en opgesteld, wat natuurlijk weer extra kosten met zich meebrengt.
2. Catering
Hoe bijzonder een bruiloft ook mag zijn, het betekent niet dat je de gasten kreeftenstaartjes hoeft te serveren. De locatie kan in feite een eigen cateringafdeling hebben met hun eigen personeel, die zijn opgenomen als onderdeel van de huur van de locatie. Als je besluit om de catering bij een externe dienst in te huren, heeft de faciliteit dan een keuken waar het eten kan worden bereid en warm kan worden gehouden tot het wordt geserveerd? Staat de faciliteit alleen specifieke externe cateringbedrijven toe om daar te werken?
Houd er rekening mee dat je voor sommige faciliteiten hun eigen catering moet selecteren of dat ze een extra vergoeding in rekening brengen als je ervoor kiest om het eten ergens anders te kopen. Hetzelfde geldt voor de bruidstaart. Er kunnen extra kosten in rekening worden gebracht als je je eigen taart meeneemt in plaats van dat de bakkerij van de locatie een bruidstaart voor je maakt.
3. Weet hoeveel mensen je kunt uitnodigen
Elke faciliteit heeft een maximale bezettingsgraad. Zeker als je een forse opkomst verwacht, moet je weten wat deze limiet is. Het is handig om te weten hoeveel gasten het meest geschikt zijn voor het type ruimte dat je huurt. Met andere woorden, als een faciliteit een maximale bezetting van 500 gasten heeft en je verwacht 480 gasten, dan komt dat dicht bij de limiet. Dat betekent dat de faciliteit misschien een beetje te klein is, tenzij je het niet erg vindt om de gasten als sardientjes in een blik in de zaal te proppen. Evenzo, als de bruid en de bruidegom een privé ceremonie met een kleine kring van bijvoorbeeld 30 gasten willen, dan is er geen behoefte aan een faciliteit, die is ontworpen om 500 gasten te huisvesten.
Wat betreft de opkomst van gasten moet je ervoor zorgen dat de schatting van de opkomst, die je opgeeft aan de locatiecoördinator, zo nauwkeurig mogelijk is. Van sommige locaties is bekend dat ze extra kosten in rekening brengen als de werkelijke opkomst hoger is, dan het aantal gasten dat je hebt ingediend. Dit kan jou als evenementenplanner kwalijk worden genomen. Om dit debacle te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat de bruid en de bruidegom je nauwkeurige cijfers geven die van plan zijn om te komen.
4. Tijd van het jaar
Afhankelijk van de tijd van het jaar is de voorkeurslocatie van je klant mogelijk niet beschikbaar. De zomer en de vroege herfst (juni tot oktober) zijn in veel gebieden de meest populaire huwelijksmaanden, terwijl de winter (januari tot maart) in veel gebieden het minst populair is. Trouwlocaties worden meestal maanden van tevoren geboekt als er tijdens de populaire maanden wordt getrouwd. Locaties zijn doorgaans duurder om te huren tijdens de populaire huwelijksmaanden.
Als jouw bruiloftsklanten een krap trouwbudget hebben, moeten ze misschien een bruiloft buiten het seizoen overwegen om de kosten laag te kunnen houden. Het weer is dan misschien niet ideaal, vooral als een deel van de ceremonie of de receptie buiten plaatsvindt, maar dat kan gemakkelijk worden verholpen door gasten te vragen zich gepast te kleden, sjaals of dekens te verstrekken of voor de buitenceremonies een paar terrasverwarmers te huren.
5. Ken de indeling
Heeft de locatie slechts één grote ruimte zoals een polyvalente ruimte of zijn er meerdere ruimtes met toegang tot een tuin, het balkon, een dakterras, etc.? Als het eerste het geval is, kun je overwegen om een aparte locatie voor de huwelijksceremonie te huren. Afhankelijk van de indeling kan een ruimte niet van een ceremonie-opstelling naar een receptie-opstelling worden omgebouwd, als de gasten in die tijd niet ergens kunnen verblijven.
Het hebben van een aparte locatie voor de ceremonie en de receptie brengt meer logistiek met zich mee en waarschijnlijk ook hogere overheadkosten. Het betekent ook extra vervoer voor de gasten als ze van de ene locatie naar de andere moeten reizen. Het is misschien beter om een faciliteit te huren waar de hele bruiloft op één plek kan worden gehouden. Dit betekent een locatie met aparte ruimtes voor de ceremonie en voor de receptie. Als je klanten religieus zijn, willen ze misschien een ceremonie in een kerk of in een synagoge met een receptie op een andere locatie.
6. Bezoek de locatie weken van tevoren
Als je klanten een locatie kiezen, die je nog niet kent, neem dan de tijd om de locatie zelf te bezoeken. Idealiter moet je de locatie op dezelfde dag van de week en op hetzelfde tijdstip van de bruiloft bezoeken. Als de bruiloft op een zaterdag plaatsvindt en de ceremonie begint om 12.00 uur, bezoek de locatie dan niet op een woensdag om 17.00 uur. Als je op hetzelfde tijdstip van de dag en op dezelfde dag van de week als de trouwdag een bezoek brengt, krijg je een beter inzicht in zaken zoals het verkeer, het weer en de sfeer van de locatie.
7. Locatie
Je klanten hebben misschien hun oog op een bepaalde locatie laten vallen, maar is deze wel goed bereikbaar voor de gasten? Moeten de gasten een lange roadtrip maken of meerdere vluchten nemen om er te komen? Zijn er hotels in de buurt waar de gasten tijdens het huwelijksweekend kunnen verblijven? Is de locatie dicht genoeg bij het hotel waar de gasten de locatie met de shuttlebus of een korte taxirit kunnen bereiken? Zelfs als een locatie perfect lijkt, moet je het misschien toch heroverwegen als de locatie extreem lastig voor de gasten is om er te komen.
8. Houd een open geest
Niet elke locatie zal je de adem benemen. Sommige onverwachte locaties kunnen de trouwdag echter wel perfect maken! Houd indien mogelijk je geest open voor verschillende ideeën, thema’s of locaties, want je zult misschien verbaasd staan over wat je allemaal vindt! Wat dacht je ervan om in het huwelijksbootje te stappen in een hut aan de rivier, in de dierentuin of in een prachtige bioscoop??!
9. Denk aan de verlichting
Eén van de meest vergeten elementen van de trouwdag is de verlichting. Het heeft niet veel zin om een prachtige locatie te hebben als niemand het kan zien! Zorg ervoor dat er voldoende verlichting is om de ruimtes en je bruiloftsthema te complimenteren. Blijf ver uit de buurt van fluorescerende of ultraviolette verlichting (tenzij je een glow-in-the-dark bruiloft hebt!) en als al het andere faalt, creëer dan je eigen verbluffende verlichting!
10. Bezoek de locatie vaker
Ga altijd twee of drie keer naar je toplocaties voordat je een beslissing neemt. En er is geen haast om op de stippellijn je handtekening te zetten… neem de tijd, want je locatie zal elke andere keuze, die je met betrekking tot je aanstaande bruiloft maakt, beïnvloeden.
Als evenementenplanner kun je, als het gaat om de logistiek die gepaard gaat met de locatie verhuur van je klant, niet te kieskeurig zijn. Een zorgvuldige planning zorgt ervoor dat je niet voor verrassingen komt te staan, die de overheadkosten zouden kunnen verhogen of een domper op wat een feestdag voor de bruid, de bruidegom en hun gasten zou moeten zijn.
Laat een reactie achter