Eén van de eerste taken die iedereen, die een bedrijf start, zou moeten uitvoeren, is het waarborgen van een betrouwbaar telefoonsysteem. Er wordt veel werk op computers met hun eigen netwerk verricht, maar bedrijven hebben ook nog steeds telefoons nodig om hun te helpen om dagelijks te kunnen communiceren met klanten en met andere bedrijven.

De oudere telefoonsystemen waren vrij duur en ze waren ook moeilijk opnieuw in te stellen of op te schalen naarmate de wensen van het bedrijf veranderde.

Voice over Internet Protocol of VoIP biedt echter telefoontechnologie die gebruikmaakt van breedband internetverbindingen en de gehoste VoIP-systemen bieden, met name ten opzichte van de oude systemen, veel voordelen.

Hier zijn de zeven grootste voordelen van VoIP-telefoon:

1. VoIP is eenvoudiger te installeren, te configureren en te onderhouden

IP-telefoons zijn eenvoudig te installeren, zelfs voor mensen die niet zo heel erg technisch zijn. In plaats van dat er iemand langs moet komen om de telefoonbedrading aan te leggen of door te trekken, kun je een IP-telefoon gemakkelijk en snel instellen.

Gehoste VoIP-software maakt het eenvoudig en goedkoop om nieuwe gebruikers toe te voegen en een handig webportaal maakt het ook gemakkelijk om de systeemconfiguratie te verplaatsen, toe te voegen of te wijzigen. Bij VoIP telefonie hoeft er geen hardware geïnstalleerd te worden en je hebt alleen IP-telefoons nodig. Je hoeft dus zelfs geen software meer te installeren.

2. VoIP kun je gemakkelijk schalen

Het is niet altijd eenvoudig om te voorspellen hoeveel telefoons je het komende jaar nodig zult gaan hebben. Als je een traditioneel telefoonsysteem hebt, moet je dit zorgvuldig inschatten om te voorkomen dat je geld uitgeeft aan telefoonlijnen die je niet gebruikt.

Hier heb je met gehoste telefoonsystemen helemaal geen last meer van. Als je VoIP binnen je bedrijf gebruikt, kun je heel erg gemakkelijk zodra je een nieuwe werknemer toevoegt en wanneer een medewerker weggaat een lijn maken of juist verwijderen. Zo heb je altijd het juiste aantal telefoonlijnen dat bij de behoeften van jouw bedrijf past.

3. Veel werknemers kunnen het gebruiken

man in kantoor

Ben je aan het herschikken of ga je je kantoorruimte uitbreiden? Gehoste VoIP-telefoonsystemen geven gebruikers toegang tot een handige webportal om zo het systeem op elk gewenst moment opnieuw in te kunnen stellen. Gehoste VoIP-telefoonsystemen zijn ook geweldig voor bedrijven met werknemers die veel buiten het kantoor doen of die veel reizen. Oproepen kunnen vanwege functies van VoIP-telefoonsystemen in de cloud overal ter wereld worden doorgeschakeld.

4. Er wordt een reeks van gespreksfuncties ondersteund

Alle traditionele functies die je verwacht van een telefoonsysteem, zoals een oproep in de wacht zetten, doorverbinden, oproepen doorschakelen, telefonisch vergaderen, telefoons opsporen en telefoonmenu’s met automatische oproepen, zijn ook beschikbaar in gehoste VoIP-systemen.

Je zult je favoriete functies niet hoeven op te geven als je voor gehoste VoIP kiest.

5. Zelfs oudere technologie zoals een fax wordt ondersteund

Virtueel faxen (ook wel IP-faxen genoemd) is een ander kenmerk van VoIP-telefoonsystemen. Zelfs in het tijdperk van e-mail en directe communicatie zijn er enkele gevallen waarin faxen toch noodzakelijk kan zijn. Zonder de behoefte aan papier of een fax kun je via het e-mailaccount dat je al hebt met een gehost VoIP-systeem toch een fax verzenden of ontvangen.

6. Gehoste VoIP bespaart bedrijven geld

Het besparen van geld is een van de belangrijkste kenmerken van gehoste VoIP-telefoonsystemen. De oudere systemen waren duur. De installatie was complex en onderhoud en reparaties konden nogal duur zijn.

Maar met gehoste VoIP-systemen bespaar je niet alleen op de installatiekosten, maar zijn ook de gesprekken aanzienlijk goedkoper. Als je bedrijf veel internationale gesprekken voert, bieden gehoste VoIP-telefoonsystemen je de besparingen die je nodig hebt om een geweldig telefoonsysteem te hebben zonder dat je daarvoor een enorme investering hoeft te doen.

7. VoIP integreert met andere bedrijfssystemen

Omdat VoIP-gesprekken internetgebaseerd zijn, kunnen gehoste VoIP-systemen eenvoudiger worden geïntegreerd met de andere bedrijfsapplicaties die je dagelijks gebruikt. Je kunt bijvoorbeeld uitgaande gesprekken via Outlook of andere e-mailproviders maken of bij een inkomende oproepen van die klant de geschiedenis met de klant erbij zoeken.

De Voicemail-accounts zijn ook gemakkelijk toegankelijk via de e-mail wat handig is voor werknemers die reizen en je kunt zelfs bij sommige gehoste VoIP-telefoonsystemen voicemail-transcriptie krijgen. Deze functie transcribeert voicemailberichten in een tekst en stuurt ze naar je e-mailaccount, zodat je je geen zorgen hoeft te maken over het maken van aantekeningen tijdens bijvoorbeeld vergaderingen of telefoongesprekken.

Met alle voordelen die de gehoste VoIP-telefoonsystemen te bieden hebben is het toch logisch om ook binnen jouw bedrijf gehoste VoIP-technologie te gaan gebruiken?

Beoordeel dit artikel

Laat een reactie achter